Como lidar com o excesso de informação e dominar sua caixa de e-mail

Estamos cada vez mais imersos em mensagens não-lidas, e-mails e notificações. O grande risco desse dilúvio diário de dados é deixar passar alguma informação essencial.

Para lidar com essa questão, quatro professores e médicos da Universidade de Columbia separaram dicas para dominar a caixa de entrada como um médico em sala de emergência, usando conceitos de CRM (Crew Resource Management, ou gerenciamento de recursos de tripulação em tradução livre).

De acordo com o grupo de médicos que assina o artigo na Harvard Business Review, a inspiração foi o agravamento da crise do novo coronavírus em Nova York. Enquanto o número de casos e mortes aumentava nos hospitais, também crescia a chance de novas informações importantes serem perdidas em meio à enxurrada de e-mails críticos que chegavam a todo momento.

Cinco princípios de CRM —conceito que já era aplicado em algumas situações internas em hospitais, como na sala de emergência— foram estendidos à organização das informações durante a crise:

1. Simplifique comunicações e funções

No início da resposta à crise do novo coronavírus, os médicos que assinam o artigo designaram uma única pessoa para ser o responsável por sintetizar as novas informações diárias. O resumo passou a ser enviado diariamente, no mesmo horário, para toda a equipe, seguindo padrões no assunto do e-mail e formato ao informar abordar mudanças de protocolo, cuidados clínicos, EPIs ou outras novidades.

Definir a função de cada pessoa copiada nos e-mails também foi um passo importante. "Por exemplo, ao colocar a Dra. Romney em cópia em um e-mail, o emissor da mensagem incluiria a observação '+Dra. Romney, vice-diretora de Qualidade, que será responsável por revisar a taxa de mortalidade", afirma o artigo. Esse tipo de direcionamento evitava que quem apenas estava copiado para ficar a par da situação perdesse tempo com a leitura de e-mails desnecessários.

2. Direcione pedidos e ordens de forma clara

Em uma sala de emergência, direcionar um pedido a alguém em vez de solicitar algo em voz alta a quem estiver disponível costuma resultar em uma resposta mais rápida. Da mesma forma, ao enviar e-mails em uma situação com avalanche de informação, é preciso evitar o uso de voz passiva e endereçar os indivíduos que devem fornecer respostas, além de indicar prazos e como é a melhor forma de responder ao pedido.

Mais uma vez, o campo de Assunto do e-mail pode ser uma ferramenta valiosa. "Por exemplo, "Assunto: [Responder até o fim do dia] RES: Status da entrega de máscaras".

3. Peça esclarecimentos quando for acrescentado a uma sequência de mensagens

Em uma crise, é comum acrescentar pessoas a um "looping" de emails para garantir que todos estão na mesma página. Segundo os autores, isso pode ser importante, mas para alguém inserido no meio da conversa, compreender o que está acontecendo pode consumir muito tempo. Em um departamento de emergência, quando um membro se une a uma ressuscitação em andamento, uma prática comum de CRM é recapitular a situação para o recém-chegado.

Quando você for copiado a um e-mail, em vez de gastar tempo lendo loopings enormes, uma dica é pedir esclarecimentos: "desculpe, email longo, poderia apenas explicar porque estou sendo acrescentado agora e como posso ajudar?".

4. Construa e mantenha a consciência da situação

Em uma sala de emergência com várias pessoas trabalhando simultaneamente em um mesmo problema, enfocar tarefas de maneira fixa pode levar a equipe a não ver algo que também é urgente. Para evitar isso e manter o conhecimento da situação, reuniões das equipes de emergência costumam começar com um pedido de silêncio na sala e uma passagem rápida pelo plano e as instruções de cada membro do time.

Segundo os autores, e-mails críticos podem adotar uma estratégia semelhante. Eles têm duas recomendações: explicitar quem deve responder e quem não deve ("por favor, não responda o email a não ser que...") e estruturar as mensagens seguindo uma técnica chamada de SBAR (situação, contexto, necessidade e recomendação, em tradução livre do inglês).

5. Incentive a atmosfera de troca aberta de informação

A comunicação em momentos críticos exige que membros da equipe estejam sentindo-se seguros para falar livremente, sem medo. A comunicação por e-mail ou por mensagens dificulta isso, já que a dificuldade de acertar o tom e às vezes a falta de contexto podem desencorajar quem tem algo a falar ou correções a sugerir. Reconhecer esse fato ajuda a criar uma troca mais aberta.

"Lembre-se que, diferentemente de uma sala de emergência, você ainda pode se comunicar mano a mano por e-mail, e algumas respostas podem ser feitas de forma mais adequada individualmente se há risco de alguém se sentir repreendido publicamente ou intimidado com um 'Responder a todos'", afirma o artigo. Como líder, uma maneira de tornar o ambiente mais amigável e aberto a interações é endossar e dar voz a perguntas de outros membros.

*A Bayer não tem parceria ou se responsabiliza pelos serviços citados e prestados por terceiros.

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